富比士週報（Forbes）於10/23（一）發佈一篇研究「經理級以上工作流程與其公司的招聘情況」文章，其研究對象為專門經營可負擔房屋市場（Affordable Housing Market）買賣的物管公司。相較於其他領域，物管產業面臨了繁雜的規章、報告要求和人才的高流動率，放大了營運效率的困難和人才招聘挑戰，因此成為該次的研究對象。

雖然疫情後的就業市場依然明朗，但管理高層面臨營運效率和人才招聘挑戰，使得招聘和人才留任成為許多企業的首要任務，至於流程上的優化便成為減少經濟與人力資源上損失的一大撇步。

提高員工滿意度和人才留任

研究進一步表示，在任何行業中只要面臨運營效率不佳，都可能產生大量的「繁忙工作（Busy Work）」，意指需要手動或重複性的工作，包括手動進行數據庫輸入和維護，此過程繁瑣亦容易出現人為錯誤，讓員工無法專注於工作上的突破與優化。

舉例來說，一位物管經理在一週40小時的工作中，竟有39%時間花在處理繁忙工作上。這是因為公司需要遵守低收入住房稅收抵免（LIHTC）和複雜報告流程，這對員工的滿意度產生負面影響，更直接影響到了公司的產值與效能。

讓人不禁反思，有能更高效完成勞動密集型工作的方法嗎？

研究建議公司應時刻調整工作流程，適時以科技輔助（線上整合會計、數據庫管理和月度報告），來簡化繁忙工作帶來的成本負擔。

有效分配資源於薪酬福利制度

最高昂的成本往往花費在低效的流程上，為了處理人為錯誤與維護系統，使企業無法將資源投入到薪酬福利制度中。研究顯示，47%的物管經理將「提高薪酬福利」列為人力資源、員工招聘中最具挑戰性的事情。

為了克服行政流程上的障礙，線上整合優化營運效率變成許多公司轉型的首要目標。例如，整合分散的系統到單一平台進行，藉此減少工作量。

改善人才培訓和入職流程

如可負擔房屋市場（Affordable Housing Market）需要應對繁瑣規範要求的行業，入職前後的培訓是人力資源至關重要的任務。

根據LinkedIn的報告顯示，更好的學習和發展機會是人們考慮換工作的主要原因，而低效的培訓流程成為新進員工適應工作的最大障礙。

高品質的培訓流程除了可以提高業務效率，還能提高員工留任率。因此，公司應發展一套高品質、因產業特性而訂製的自動化訓練流程。

利用科技優化工作效率前，你應該注意什麼？

在工作中使用適當的技術／工具輔助可以提高效率，然而，使用前必須謹慎規劃，以避免採用不當而造成新的問題。

以物管公司為例，為避免讓數據重複輸入和數據不準確的問題致使工作時程加長，在研究中發現，如果建立「技術合作夥伴系統（Ecosystem of Tech Partners）」，意指公司與軟體公司、應用程式或網站維護等技術公司建立合作夥伴關係，將可增強整體工具應用的效能。

與其採用標準化的流程，如果能根據特定部門、地理位置或工作流程需求量身訂製專屬的技術／工具，並且實際探討造成工作效率不佳的原因，才能真正地透過科技優化工作效率。

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編輯 Stanley

文章摘要自Forbes Technology Council 富比士周報科技委員會（The Link Between Inefficiency And Staffing Hurdles: How Technology Can Help）