對現在的上班族來說，開會已經成為每天日常工作的一部分；不知道你有沒有遇過這種老闆或同事，習慣性的遇到事情就說：「我們來開個會討論一下吧！」造成不少人因為每天大大小小的會議佔據了大部分的工作時間，而只能加班來完成本來的日常工作。

其實，我也是過來人，曾經在每個加班的晚上怨天尤人，但是在江湖上打滾了這麼多年之後，總結了一些學習和經驗分享給大家。其實，只要你認真的觀察每個會議的討論流程和產出，你就會發現其實有許多的會議都不夠有效率，這就是讓你加班的元兇！但，只要能夠透過下面五個步驟，就能夠增進會議的效率，讓你向天天加班的日子說再見！

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《會議前》

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第一步，確認會議目的（purpose）。

也就是在決定要開會前，先向會議發起人確認開這個會的目的是甚麼。會議目的通常不外乎：討論某個問題的解決方案、向老闆提報你的提案、針對某個專案追蹤進度等等；而在確認目的同時，也可以讓相關人員一起評估，為了達到這個目的，一定要勞師動眾開一個會嗎？還是其實有更有效率的方式呢？

第二步，確認會議的參與者（attendee）。

確認了會議目的後，自然而然就能擬定合適的參與者。要注意的是，千萬不要把一堆不是必要的人硬拉進會議，這樣不僅會占用同事不必要的時間，也容易讓會議變的冗長而沒效率（因為他們極有可能只是坐在會議室中做自己的事）。若有些同事並非百分之百相關，但來參加會議可能會降低之後的溝通成本，建議你可以把這些同事放在列席者（optional），讓他們自己根據會議通知裡的資料，來選擇是否要參加。

第三步，事先告知參與者會議目的（purpose）、排程（agenda）、會前需準備的資料（pre-work）以及預期的產出（output）。

在確認了會議目的和參與者之後，最重要也是很多人容易忽略的一步（敲黑板！），就是事先告知參與者會議目的（purpose）、排程（agenda）、會前需準備的資料（pre-work）以及預期的產出（output），讓所有參與者有共同的認知，這樣接下來開會時能做更有效率的溝通。你可以利用會議邀請的功能，直接寫在裡面，也可以選用你覺得最有用的溝通方式來溝通，總之是要讓參與者在會前都能清楚了解。

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《會議中》

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第四步，務必確實按照會議排程（agenda）進行。

會議的主持人，在會議中務必確實按照當初和參與者溝通的排程進行，包括討論的主題、每個參與者會前所需準備的資料、以及會議時間，尤其最忌諱的是偏離主題，開始討論不相關的其他議題。這並不是說完全沒有彈性，不能臨時加入議題討論，而是主持人要能判斷參與者想要加入的臨時動議是否真的對會議所要產出的結果有幫助？今天會議的時間夠不夠？以及真的有緊急到必須在本次會議中討論，還是可以放進下一次的議程中？

另外要提醒的一點是，如果會議主持人在開會時發現，大部分的參與者並沒有做好事先的準備工作，我的建議是可以直接取消這次會議（當然對於沒準備的那些人是否有額外的處罰，那又是另一件事了），另約時間，否則硬要開會只是浪費大家的時間，並無法達成預期的產出。

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《會議後》

.第五步，發出會議記錄（meeting minutes）。

這點也是很多人都忽略、但卻對會議效率提升非常有幫助的一個步驟！會議記錄不用像逐字稿一樣寫得鉅細靡遺，只要基本涵蓋「討論事項」、「決議內容」、「下一步行動（包含完成時間）」、「行動負責人」這四項即可，重點呈現出本次會議的產出。

我對自己和團隊的要求是，會議記錄一定要在開完會當天發出，讓參與者趁著記憶猶新時，再強化一次會議結論，或是釐清他可能有的誤會。而有了會議記錄，在下一次的會議中，就可以從回顧會議記錄開始，讓之後的會議也能事半功倍！

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能做到上述五個步驟，我相信開會就能成為真正有效的工具，而不是浪費大家時間又沒有明確產出的夢靨。你可能會說：「我又不是會議主持人或高階主管，沒辦法主導這麼多事啊！」但請記住，只要能改善其中一個環節，都會對於會議的效率有所提升；退一萬步說，如果會議的討論主題是你負責的案子，那你至少可以做到主動完成會議紀錄並發給所有參與者吧！只要有心，人人都能提升會議的效率！祝福大家早日擺脫加班地獄～～